POLÍTICA DE DERECHOS ARCOPOL

Codigo:PL       Edicion:01                 Fecha: 17-06-2019

INDICE

1. Objeto y alcance…………………………………………………………………………………………. 2
2. Definiciones……………………………………………………………………………………………….. 2
3. Procedimiento común relativo a la recepción, análisis, tramitación y contestación de las solicitudes recibidas sobre Derechos ARCOPOL y revocación del consentimiento……………………………… 4
4. Procedimientos específicos relativos a la recepción, análisis, tramitación y contestación de las solicitudes recibidas sobre cada uno de los Derechos ARCOPOL y revocación del consentimiento 6
5. Obligación de notificación en relación con la rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento…………………………………………………………………………………………………… 10

1. Objeto y alcance

El presente documento tiene por finalidad establecer el procedimiento que deberá llevar a cabo ONECHA TREJO, S.L.    (la “Sociedad”), en el supuesto de que una persona física solicite el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a la limitación del tratamiento, a la portabilidad(“Derechos ARCOPOL”) y de revocación de consentimiento, en relación con los datos personales de este interesado que aquélla trate como responsable o encargado del tratamiento, conforme a lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (“RGPD”), y cualesquiera otras disposiciones que puedan adaptar, desarrollar o completar dicho RGPD.

Esta Política es aplicable a la Sociedad, a todo el personal bajo su dirección y organización y a sus colaboradores externos, subcontratistas o proveedores, en la medida en que presten servicios a la Sociedad, o en su nombre, que puedan implicar el tratamiento de Datos Personales.

En caso de conflicto o discrepancia entre esta Política y la legislación o reglamentos aplicables, prevalecerán todas las obligaciones legales.

Donde lo permita la ley, cualquier violación de esta Política puede derivar en una acción disciplinaria, incluyendo el despido. La Compañía se reserva el derecho a notificar a las autoridades competentes cualquier actividad ilegal y de cooperar en cualquier investigación de dicha actividad.

2. Definiciones
   • Derecho de acceso (art. 15 RGPD): Derecho del interesado a obtener de la Sociedad, como responsable, confirmación sobre si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho a consultar estos datos, así como la siguiente información:
     • La finalidad del tratamiento que se realiza con ellos.
     • La categoría de los datos tratados.
     • Los destinatarios a los que se han comunicado tales datos, y en caso de transferencia de datos personales a terceros países, las garantías apropiadas, según su caso.
     • De ser posible, el plazo previsto de conservación de los datos o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo.
     • La existencia del derecho del interesado a solicitar del responsable la rectificación o supresión de los datos, la limitación del tratamiento o la oposición a este tratamiento.
     • El derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
     • Cualquier información disponible sobre el origen de los datos, en caso de que no se hayan obtenido directamente del interesado.
     • La existencia de decisiones automatizadas, incluyendo perfilado, y, en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento.

• Derecho de rectificación (art. 16 RGPD): Derecho del interesado a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan. Teniendo en cuenta los fines del tratamiento, el interesado tendrá derecho a que se completen los datos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional.
• Derecho de supresión (art. 17 RGPD): Derecho del interesado a obtener del responsable del tratamiento sin dilación indebida la supresión de sus datos personales, cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Cuando los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos o tratados.
• Cuando el interesado retire el consentimiento prestado para el tratamiento de sus datos.
• Cuando el interesado ejercite su derecho de oposición y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento.
• Cuando los datos personales hayan sido tratados ilícitamente.
• Cuando los datos deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal aplicable a la Sociedad como responsable del tratamiento.
  • Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD): Derecho del interesado a obtener de la Sociedad, como responsable, la limitación del tratamiento de sus datos cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
• Cuando el interesado impugne la exactitud de sus datos, durante un plazo que permita al responsable verificar la exactitud de los mismos.
• Cuando el tratamiento sea ilícito, pero el interesado se oponga a la supresión de los datos y solicite en su lugar la limitación de su uso.
• Cuando la Sociedad como responsable no necesite ya los datos para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; o
• Cuando el interesado haya ejercitado el derecho de oposición, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.
  • Derecho a la portabilidad (art. 20 RGPD): Derecho del interesado a recibir sus datos personales, que haya facilitado a la Sociedad, como responsable, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y a solicitar su transmisión a otro responsable del tratamiento, siempre y cuando:
• El tratamiento se efectúe por medios automatizados; y
• El tratamiento se base en el consentimiento del interesado o en un contrato.
  • Derecho de oposición (art. 21 RGPD): Derecho del interesado a oponerse en cualquier momento a que sus datos sean objeto de un tratamiento basado en el cumplimiento de una misión en interés público o para la satisfacción de un interés legítimo de dicho responsable o un tercero, incluida la elaboración de perfiles.
  • Derecho a la revocación del consentimiento (art. 7.3 RGPD): Derecho del interesado a retirar su consentimiento en cualquier momento, si bien tal retirada no afectará a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento previo a su retirada.
  • Interesado: Significa una persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

3. Procedimiento común relativo a la recepción, análisis, tramitación y contestación de las solicitudes recibidas sobre Derechos ARCOPOL y revocación del consentimiento
   • Departamento Responsable de la recepción y atención de las solicitudes

El departamento encargado de dar cumplimiento al presente procedimiento en relación con las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y revocación del consentimiento sobre datos personales recibidas es la Dirección de la Sociedad (“Departamento Responsable”), cuyos datos de contacto se indican a residenciaavemaria@valorialabuena.com o C/ Romeruela, 1 – 47200 Valoria la Buena (Valladolid).

Si bien los interesados cuyos datos trate la Sociedad han sido previamente informados de los datos de contacto del departamento destinatario de las solicitudes de ejercicios de los Derechos ARCOPOL y de revocación de consentimiento, cualquier solicitud que excepcionalmente llegue a través a cualquier empleado, socio, administrador o persona vinculada con la Sociedad, deberá ser inmediatamente remitida al Departamento Responsable.

El departamento responsable deberá facilitar el ejercicio de los derechos a los interesados descritos en el punto 2 anterior, a no ser que el responsable pueda demostrar que no hay posibilidad de identificar al interesado.

• Plazo de resolución de las solicitudes

Las solicitudes de ejercicios de los Derechos ARCOPOL de los interesados serán atendidas por el Departamento Responsable sin dilación y en el plazo máximo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. Si el Departamento Responsable no da curso a la solicitud del interesado, le informará dentro del referido plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, de las razones de su no actuación de presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es) y de ejercitar las acciones judiciales que estime convenientes.

El referido plazo de un mes será prorrogable por otros dos meses adicionales en caso de que sea necesario, debido a la complejidad de la solicitud concreta o del número de solicitudes que haya enviado el interesado. No obstante, en caso de prórroga, el Departamento Responsable informará al interesado dentro del mencionado plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, de las circunstancias que han motivado la dilación.

La indicada solicitud deberá haber sido dirigida por escrito, por e-mail o por cualquier medio que permita acreditar el envío y la solicitud, pero no será excusa el método utilizado en el envío para desestimarla. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, el Departamento Responsable deberá responder igualmente por medios electrónicos cuando sea posible, salvo que el interesado haya requerido en su solicitud previamente que se atienda a su solicitud de otro modo y esto sea posible.

Sin perjuicio de lo indicado anteriormente respecto de los Derechos ARCOPOL, las solicitudes de revocación de consentimiento serán atendidas por el Departamento Responsable sin dilación desde la recepción de la correspondiente solicitud.

• Consideraciones respecto de solicitudes infundadas o excesivas

Con carácter general, cualquier información que facilite el Departamento Responsable, así como cualquier comunicación que remita o actuación que realice, todo ello en respuesta a una solicitud de ejercicio de Derechos ARCOPOL o de revocación de consentimiento, será a título gratuito.

No obstante, lo anterior, cuando las solicitudes sean infundadas o excesivas, el Departamento Responsable podrá:

• Cobrar un canon equivalente a los costes administrativos afrontados para facilitar la información o realizar la comunicación o la actuación solicitada. A tal fin, el Departamento Responsable deberá comunicar al interesado dentro del plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, la necesidad de que éste proceda al abono de la cantidad correspondiente a través del medio de pago que se indique en la referida comunicación, a fin de que pueda ser respondida su solicitud. Esta comunicación deberá incluir el motivo por el que el responsable entiende que la solicitud cursada por el interesado es infundada o excesiva y, por tanto, es exigido el canon indicado; o bien
• Negarse a actuar respecto de la solicitud, debiendo informar al interesado dentro del plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, siempre en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.
• Contenido mínimo de las solicitudes

Las solicitudes recibidas sobre Derechos ARCOPOL y revocación del consentimiento del interesado deberán contener la siguiente información:

• Nombre, apellidos del interesado y fotocopia de su DNI, o de su pasaporte u otro documento válido que lo identifique y, en su caso, de la persona que lo represente, o instrumentos electrónicos equivalentes, así como el documento o instrumento electrónico acreditativo de tal representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado eximirá de la presentación de las fotocopias del DNI o documento equivalente.
• Los derechos ejercitados y las Datos Personales y finalidades afectadas.
• Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

Si la solicitud no reúne los requisitos especificados, deberá solicitarse al afectado la subsanación de los mismos, siempre dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior. Asimismo, si la Sociedad como responsable no puede identificar al interesado, deberá comunicárselo a éste en el referido plazo y en los términos indicados en el apartado 3.2 anterior.

4. Procedimientos específicos relativos a la recepción, análisis, tramitación y contestación de las solicitudes recibidas sobre cada uno de los Derechos ARCOPOL y revocación del consentimiento
   • Derecho de acceso
5. Denegación de la solicitud de acceso

La denegación de acceso podrá decidirse únicamente en los siguientes casos:

• Si el interesado no ha acreditado previamente su identidad.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al afectado, y el representante no acredite sus facultades de representación; o
• Cuando así lo prevea una la normativa de aplicación.

En cualquier caso, aun denegándose por las indicadas circunstancias la solicitud de acceso, deberá notificarse la citada denegación dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.

En el supuesto de que la Sociedad trate como responsable una gran cantidad de información relativa al interesado y éste ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o parte de los datos, antes de facilitar la información, el Departamento Responsable deberá solicitar al interesado que especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud.

1. Estimación de la solicitud de acceso

Desde el punto de vista formal, la satisfacción de la solicitud de acceso podrá realizarse, a petición del interesado, por alguno de los siguientes medios:

• Visualización en pantalla.
• Por escrito, copia o fotocopia remitida por correo, certificado o no.
• Por correo electrónico u otros sistemas de comunicaciones electrónicas, en todo caso cuando el interesado haya presentado la solicitud por medios electrónicos, salvo queel interesado haya requerido en su solicitud previamente que se atienda a su solicitud de otro modo y esto sea posible.
• A través de la habilitación de un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos del interesado, de tal forma que pueda acceder a la totalidad de estos datos de forma permanente.
• Por cualquier otro sistema que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por el responsable.

La información que se proporcione, cualquiera que fuera el soporte en que se facilite, se dará en forma legible e inteligible.

Respecto al contenido de la información a presentar al interesado al objeto de satisfacer su derecho de acceso, ésta ha de comprenderla información descrita en el apartado 2.1 anterior.

• Derecho de rectificación y/o supresión

1. Denegación de la solicitud de rectificación y/o supresión

La denegación podrá decidirse únicamente en los siguientes casos:

• Si el interesado no ha acreditado previamente su identidad.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al afectado, y el representante no acredite sus facultades de representación.
• Cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables.
• En caso de interés legítimo de la Sociedad o si las relaciones contractuales entre la Sociedad responsable del tratamiento y el interesado que justificaron el tratamiento de los datos continúan vigentes; o
• Cuando así lo prevea la normativa de aplicación.

En cualquier caso, aun denegándose por las indicadas circunstancias la solicitud de rectificación y/o supresión, deberá notificarse la citada denegación dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.

1. Estimación de la solicitud de rectificación y/o supresión

El Departamento Responsable estará obligado a rectificar o suprimir sin dilación indebida los datos personales cuando concurra alguna de las circunstancias descritas en los apartados 2.2 y 2.3, según su caso.

• Derecho a la limitación del tratamiento

1. Denegación de la solicitud de limitación del tratamiento

La denegación podrá decidirse únicamente en los siguientes casos:

• Si el interesado no ha acreditado previamente su identidad.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al afectado, y el representante no acredite sus facultades de representación.
• Cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables.
• En caso de interés legítimo de la Sociedad; o
• Cuando así lo prevea la normativa de aplicación.

En cualquier caso, aun denegándose por las indicadas circunstancias la solicitud de limitación del tratamiento, deberá notificarse la citada denegación dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.

1. Estimación de la solicitud de limitación del tratamiento

Una vez solicitado por el interesado, el Departamento Responsable deberá limitar el tratamiento de sus datos cuando se cumpla alguna de las condiciones descritas en el apartado 2.4 anterior.

Una vez estimado el derecho a la limitación del tratamiento, los datos del interesado sólo podrán ser objeto de tratamiento, con excepción de su conservación, con el consentimiento del interesado o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, o con la finalidad de proteger los derechos de otra persona física o jurídica o por razones de interés público.

Antes del levantamiento de la limitación del tratamiento, el Departamento Responsable deberá informar al interesado cuyos datos vayan a dejar limitados en cuanto al tratamiento.

• Derecho a la portabilidad de los datos

1. Denegación de la solicitud de portabilidad de los datos

La denegación podrá decidirse únicamente en los siguientes casos:

• Si el interesado no ha acreditado previamente su identidad.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al afectado, y el representante no acredite sus facultades de representación.
• Cuando la solicitud no se refiera a datos personales del interesado.
• Cuando el tratamiento se realice por medios no automatizados.
• Cuando el tratamiento realizado no se base en el consentimiento del interesado o en un contrato.
• Cuando por motivos técnicos o de otra índole, no fuera posible la transmisión directa de datos de responsable a responsable; o
• Cuando así lo prevea la normativa de aplicación.

En cualquier caso, aun denegándose por las indicadas circunstancias la solicitud de portabilidad, deberá notificarse la citada denegación dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.

1. Estimación de la solicitud de portabilidad de los datos

Una vez solicitado por el interesado, el Departamento Responsable deberá proceder (a) a facilitar al interesado los datos personales que le incumban, en formato electrónico y (b) a transmitirlos directamente a otro responsable del tratamiento, que haya indicado el interesado, siempre que sea técnicamente posible; cuando se cumplan las circunstancias descritas en el apartado 2.5 anterior.

En caso de que el interesado solicite la transmisión directa a otro responsable por parte de la Sociedad como responsable y por motivos técnicos o de otra índole no fuera posible, el Departamento Responsable deberá notificar al interesado esta circunstancia dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.

El Departamento Responsable deberá cumplir con el derecho a la portabilidad del interesado, sin perjuicio de proceder a la supresión de los datos del mismo en caso de que éste así lo solicite en ejercicio de su derecho de supresión.

• Ejercicio del derecho de oposición

1. Denegación de la solicitud de oposición

La denegación podrá decidirse únicamente en los siguientes casos:

• Si el interesado no ha acreditado previamente su identidad.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al afectado, y el representante no acredite sus facultades de representación.
• Cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables.
• Si las relaciones contractuales entre la Sociedad responsable del tratamiento y el interesado que justificaron el tratamiento de los datos continúan vigentes.
• Cuando así lo prevea la normativa de aplicación directa; o
• En general, cuando el Departamento Responsable pueda acreditar motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del interesado, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

En cualquier caso, aun denegándose por las indicadas circunstancias la solicitud de oposición, deberá notificarse la citada denegación dentro del plazo del mes siguiente a la recepción de la solicitud, en los términos descritos en el apartado 3.2 anterior.

1. Estimación de la solicitud de oposición

En caso de que se cumplan las condiciones mencionadas en el apartado 2.6 anterior, el Departamento Responsable deberá dejar de tratar los datos del interesado, salvo que acredite cualquiera de las circunstancias mencionadas en el apartado 4.5.a) anterior.

• Ejercicio del derecho de revocación

Toda solicitud de ejercicio del derecho de revocación del consentimiento al tratamiento de datos de carácter personal por parte de los interesados recibida por el Departamento Responsable deberá ser inmediatamente atendida, sin dilación, y, por tanto, se cesará en el tratamiento de los datos en el plazo máximo de diez (10) días a contar desde la fecha de recepción de la revocación del consentimiento, sin perjuicio de su obligación de atender el resto de derechos que pudiera ejercitar el interesado como el de rectificación y/o supresión o el de limitación del tratamiento.

Si los datos hubieran sido cedidos previamente, una vez revocado el consentimiento el Departamento responsable en nombre y representación de la Sociedad como responsable, deberá comunicarlo a los cesionarios, en el plazo máximo de diez (10) días adicionales, para que éstos, cesen en el tratamiento de los datos en caso de que aún lo mantuvieran.

5. Obligación de notificación en relación con la rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento

El responsable del tratamiento comunicará cualquier rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento efectuada con arreglo a los apartados 4.2 y 4.3 anteriores a cada uno de los destinatarios a los que se hayan comunicado los datos personales, salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado. El responsable informará al interesado acerca de dichos destinatarios, si este así lo solicita.